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Se abre la puerta y entra el chef estrella. Esta tarde deberá preparar uno de sus deliciosas recetas con las cuales ha logrado llegar hasta la cima del mundo culinario. Lo que casi nadie sabe es que nuestro chef tiene un estilo único muy poco ortodoxo. No le gusta lavar trastes, tanto llega a ser su fobia, que cuando termina de preparar sus platillos deja todos los utensilios que utilizó apilados sobre el fregadero. Ahí se quedan y no los vuelve a tocar hasta que los requiere de nuevo. Lo mismo hace con la harina, el aceite, los huevos y cualquier otro ingrediente que haya utilizado anteriormente. Todo está afuera: “a la mano” diría orgulloso a todo aquel que ocurrentemente ve esta práctica como algo poco sano y común.

Nos imaginamos una escena bastante grotesca del aspecto su cocina: poco higiénica, con un olor a comida del platillo anterior impregnada de la anterior y así sucesivamente. Mientras sus comensales no pongan objeción alguna el sistema no tiene falla. Solamente que nuestro chef trabaja sobre una línea muy delgada entre lo genial y la catástrofe. Pero cuando menos lo esperaba, preparó un pastel bastante sencillo utilizando leche caduca, tampoco le logró quitar el olor a cebolla que tenía la cacerola cuando la quiso lavar después de dos días y el pastel salió con un aroma mezclado nada agradable.Su estilo puede ser criticado puesto que trabaja con elementos que requieren higiene y conservación, pero si tomamos este caso y le quitamos el hecho de que son alimentos, se convierte en uno más dentro de un proceso de trabajo sin sistema u orden establecido. O quizá sí lo tiene, pero resulta inefectivo y poco confiable.

Los diseñadores gráficos enfrentamos continuamente este tipo de problemáticas. Como en el ejemplo del chef, nuestras labores diarias incluyen dar salida a archivos para que cobren vida en algún medio ajeno a nuestra propia computadora. Así como en la comida no nos metamos directamente con el guisado, puede ser que una vez servido el platillo requiramos hacer algún ajuste que nos permita degustar la comida, ya sea poniéndole un poco más de sal, agregando más salsa o acompañarla con una deliciosa ensalada; de la misma forma en el diseño la experiencia nos dicta que un “diseño final” no siempre significa “diseño final”.

Cada diseñador es un mundo

La importancia de contar con un sistema de trabajo implica conocer que nuestra labor muchas veces no finaliza pulsando el comando Imprimir o Quemar CD, es tan solo una salida del platillo principal y lo más seguro, es que en algún momento debamos regresar a algún punto en el camino para hacer cambios, crear una segunda versión del original o tomar elementos del diseño para aplicarlos en adaptaciones o nuevas versiones. Hay diseñadores que trabajan por su cuenta, que su computadora se convierte en un mundo personal al cual nadie más tiene acceso: “Un caos ordenado”, dirán. Otros, comparten un proceso de trabajo común, en el que dependen de colegas para completar algún proyecto.

Mientras el cliente se lleva una idea aplicada, nosotros nos quedamos con ese proceso creativo traducido a códigos y comandos dentro de nuestra computadora, lo cual nos lleva al hecho de que todos necesitamos un orden para mantener nuestra información ordenada y a la mano. De otro modo corremos el riesgo de preparar un pastel con aceite rancio.

¿Cuántas veces debemos regresar a un archivo que tuvo cambios y correcciones, que fue y regresó de la preprensa como si se tratara de un partido de tenis? Después de tres meses de haber finalizado debemos hacer una reimpresión, abrimos nuestra carpeta y nos encontramos con archivos que se llaman: final.indd, final_ok.indd, ok_ok.indd, final_ok_ultimo.psd, entre otros. Otro caso sería encontrar una foto que utilizamos en un folleto hace seis meses. Como no la encontramos por nombre debemos recurrir a nuestro archivo abierto y localizar la liga donde nos indique que la foto de una modelo manejando un auto convertible se llama guapa.psd, superauto.psd o en el peor y más común de los casos DSC_0032.psd.

En ciertas ocasiones me ha tocado diseñar folletos promocionales con demasiadas fotos utilizadas en versiones anteriores. Hay sistemas profesionales de localización y navegación de imágenes para hacerlo más ligero, pero cuando se deben buscar fotos por cientos ase convierte en una verdadera expedición en discos duros, CDs o servidores. Puede llevar horas de tiempo perdido, que se nos restan al tiempo efectivo de diseño.

Efectivamente cada diseñador es un mundo y con esa plena libertad por la que murieron nuestros ancestros podemos defender nuestro legítimo derecho a trabajar como nos venga en gana, de ponerle a nuestros archivos superdiseño1.ai y guardar todos nuestros proyectos en el escritorio. Pero cuando hay que depurar la información para hacerle espacio al nuevo proyecto en nuestro disco duro, cuando nos enfermamos y alguien debe entrar a nuestro sistema para extraer archivos o que debamos reenviar un folleto a reimpresión, agradeceremos enormemente no estar perdiendo el tiempo ordenado de nuevo lo que estaba dispuesto según nuestro orden.

La misión imposible de tener un sistema

En una empresa donde cada diseñador entra al departamento en tiempos diferentes y con experiencias previas en otros ámbitos resulta sumamente complejo. Una colega enfrentó este problema cuando se incorporó en el departamento de diseño de una empresa. Fue la tercera en llegar y como tal, asumió un ritmo de trabajo totalmente desordenado y sin control: cada quien con su estilo nombraba los archivos y los colocaba en carpetas a discreción. Almacenaban la información en discos que se apilaban y cuyas etiquetas decían medicamento X folder, medicamento X 2004, flyer X 2005, en una libreta que recopilaba años y años de trabajos pasados.

Al ser la novata del grupo no tuvo otra opción que diseñar su propio sistema de orden, nomenclatura y trabajo. Tras dos años de espera, sus antecesores partieron y ella se convirtió en la de más experiencia del departamento, lo cual le dio la oportunidad de adoctrinar a sus inocentes colegas con su estilo y forma de trabajo, ya totalmente depurado y a prueba de que si alguien requería un archivo realizado el 4 de mayo de 2006, fuera fácilmente identificado, localizable y trabajable en el menor tiempo posible,

Lamentablemente hay despachos y oficinas donde esto nunca ha sucedido y adentro del usuario se vive un caos mayor al que se vive afuera de cualquier departamento de diseño. Retomar esta idea o intentar imponer un sistema sobre los demás implica, lejos de un triunfo, la antipatía del grupo que pretende ser subordinado. Aún así, nunca es tarde para proponer en conjunto la utilización de un sistema en pro de una mayor calidad de tiempo en el trabajo.


Este artículo no se trata de imponer un sistema específico o de mostrar los 5 pasos para hacer un diseño excelente, sino de poner sobre la mesa la búsqueda de un sistema de trabajo que me funcione a mí. Para ello, debemos identificar los puntos neurálgicos de nuestro trabajo:

1. Un buen sistema de diseño en un buen sistema de trabajo

Quizá el grupo en el que trabajas ha hecho que cada quien tenga su propio estilo y no precisamente que sea malo. Lo importante es encontrar un patrón fundamental que tiene que ver más con el ritmo de trabajo de la empresa que con el mío de forma individual. Si la compañia se dedica a hacer catálogo de belleza, seguramente habrá un departamento de fotografía, otro de redacción o información y diseño. Un buen sistema de trabajo debe comenzar no solamente por el trabajo de diseño sino desde el nacimiento de la información. Pensemos en el caso del departamento de foto, en el cual trabajan cada número con fotógrafos diferentes. Cada uno tiene además su estilo propio y entrega las imágenes en la forma y orden que mejor le funciona. Pero se trata de un provedor que debe entrar en nuestro ritmo de trabajo. Si cuando lo contratemos, contamos con un sistema de nomenclatura establecido, estaremos ahorrándonos tiempo y dolores de cabeza posteriores.

Recuerdo en alguna ocasión que debía buscar en el banco de imágenes de una empresa una botella de tequila: en el buscador probé con primero con el nombre del producto, la marca, el contenido, y llegue al grado de ponerle simplemente “tequila”. El ordenador me mostró una cantidad de archivos que rebasaba los 500, finalmente, después de más de dos horas de búsqueda, lo encontre bajó el nombre de “Teqila 1oo aos”. Si el fotógrafo hubiera entregado el archivo con el nombre correcto, una tarea de más de dos horas se hubiera ejecutado en 10 segundos.

2. La integración de fórmulas

No se trata de un trabajo matemático, sino de un concenso para establecer una base de nomenclaturas. Si todos los miembros del equipo trabajan con archivos que a la larga se deben compartir o retomar, se vuelve indispensable un sistema único para identificar los archivos. Lo primero es un trabajo muy básico pero menos común de lo que imaginamos: tener un folder por proyecto.

3. Bases de datos confiables

Si no contamos con un servidor para guardar los archivos trabajados, debemos contar con un sistema para encontrar los archivos de forma rápida y efectiva. Una base de datos garantizará tiempo ahorrado de mínimo un minuto por disco grabado. Abrir el archivo, con el buscador localizar el archivo, así como el número de disco donde se encuentra nos podría ahorrar hasta 20 minutos perdidos tratando de adivinar en cuál disco lo grabamos.

4. Tiempo de administración

Todos los que alguna vez hemos preparado algún platillo más allá de unas Zucaritas o un vaso de leche, sabemos que el tiempo que se emplea en dejar la cocina como la encontramos es muchas veces equivalente al que trabajamos en la elaboración de nuestra comida. No se puede cambiar, se tiene que hacer y de forma inmediata. El diseño funciona igual, si queremos implantar un sistema de trabajo debemos dedicarle tiempo y más al principio, cuando lo estamos implementando, porque además habrá hacer ajustes sobre la marcha y llegar al nivel óptimo con prueba y error.

Al final, nos daremos cuenta que el adelantar este trabajo administrativo nos puede llevar a optimizar el trabajo en hasta el 50% del tiempo para dedicarlo a diseñar o a salir temprano. En un principio lo ideal sería crear un manual de sistema de trabajo para los diseñadores que en un futuro se adhieran al departamento puedan usarlo como guía o igual para nuevos provedores. Crearlo también requiere inversión de tiempo, pero nada se comparará con la ganancia a largo plazo que representará.

5. Cuidado sobre la marcha

Cuando se comienza cualquier trabajo, normalmente se tiene tiempo suficiente para nombrar a los archivos correctamente. El problema es cuando el tiempo se ha agotado, la imprenta se pone nerviosa, no deja de marcarnos para asegurar la entrega en la próxima hora y nosotros debemos retocar la foto final aprobada para la portada que nos acaba de llegar. No hay tiempo para administrar y son los espacios de tiempo en el cual todo el sistema corre peligro de salirse de control. Afortunadamente, después de la tempestad vendrá la calma y con ello, unos 30 minutos para sacar el agua del bote y dedicarnos a archivar correctamente todo lo que al final se salió de control.

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